Повседневный этикет Официальный этикет Служебный телефон
Значение телефона очень велико. При его эффективном использовании он становится важнейшим компонентом имиджа. Именно от приема, который будет оказан потенциальному партнеру на другом конце провода, от того, как сложится предварительный разговор, во многом зависит, не станет ли он последним. Умение человека вести телефонные переговоры в конечном счете определяет его репутацию, а также фирмы, которую он представляет.
Специальные требования предъявляются к содержанию телефонных разговоров. Они охватывают как обычный телефонный этикет, так и особенности делового администрирования.
К основным правилам, которых имеет смысл придерживаться при телефонном общении, относятся следующие.
Отвечая на звонок, представьтесь. Люди любят знать, с кем они разговаривают. Это, кроме того, создает обстановку доверительности и помогает лучше понять собеседника. Найдите доброжелательную, нравящуюся вам самим формулу (как бы вы сами хотели, чтобы вам отвечали), например: «Доброе утро. У телефона Анна Петрова. Фирма Полюс». Это оставляет приятное впечатление и позволяет звонящему привыкнуть к голосу отвечающего.
Не давайте выхода вашим отрицательным эмоциям. Вашему собеседнику вряд ли будет интересно, что за пару минут до этого вы имели неприятный разговор с шефом или просто встали не с той ноги. Если же плохое настроение не покидает вас, сделайте глубокий вдох и сосчитайте до десяти, чтобы успокоиться.
Отвечайте на все телефонные звонки, как бы это ни было для вас утомительно. Никогда нельзя знать заранее, какой по счету звонок принесет вам выгодный контракт или ценную информацию.
Убедитесь в точности сведений, которые вы намерены сообщить. Если у вас нет полной уверенности, лучше перепроверить. Практически невозможно восстановить доверие к фирме, если клиент в непогоду преодолел долгий путь до вашего офиса и обнаружил, что вы не располагаете тем документом, о котором радостно ему сообщили. Сделайте так, чтобы информация, переданная в чье-либо отсутствие, дошла до адресата. Хотя организовать обмен информацией через третьих лиц непросто, это может окупиться сторицей.
Для того чтобы выяснить, что вам нужно, задавайте вопросы по анкетному принципу («Как вас зовут?», «Откуда вы звоните?», «Ваш номер телефона?»), предоставляя отвечающему как бы заполнить пробелы. Ниже приводится краткий перечень того, что следует, а что не следует делать, когда в вашей фирме звонит телефон.
Не следует:
- Долго не поднимать трубку.
- Говорить «привет», «да», «говорите», когда начинаете разговор.
- Спрашивать: «Могу ли я вам помочь?».
- Вести две беседы сразу.
- Оставлять телефон без присмотра хотя бы ненадолго.
- Использовать для заметок клочки бумаги и листки календаря.
- Передавать трубку несколько раз.
- Говорить: «все обедают», «никого нет», «пожалуйста, перезвоните».
Следует:
- Поднять трубку до четвертого звонка телефона.
- Говорить «доброе утро (день)», представиться.
- Спрашивать: «Чем я могу вам помочь».
- Концентрироваться на разговоре и внимательно слушать.
- Предложить перезвонить, если для выяснения деталей требуется время.
- Использовать бланки для записи телефонных разговоров.
- Записать номер звонящего и перезвонить ему.
- Записать информацию и пообещать клиенту перезвонить ему.
Этот список можно продолжить бесконечно. К примеру, нельзя превращать разговор в допрос, задавать вопросы типа «С кем я разговариваю?» или «Что вам нужно?». Надо следить за своей дикцией (не чмокать, не пришепетывать и т. п.).
Если вы говорите с акцентом, постарайтесь говорить отчетливее. Избегайте привычки зажимать микрофон рукой, чтобы что-то сказать коллегам – клиент может услышать. Если ваш партнер или клиент высказывает по телефону жалобу, не говорите ему: «Это не моя ошибка», «Я этим не занимаюсь», «Наши товары никогда не выходят из строя» и т. л. Если вы так скажете, вы роняете репутацию фирмы и не помогаете клиенту в решении его проблем. Поэтому дайте ему выговориться до конца; выразите ему сочувствие, а если виноваты вы, извинитесь; запишите его имя и телефон, номер заказа или другие данные.
Если вы обещали ему перезвонить, сделайте это как можно скорее, даже если вам не удалось решить проблему к назначенному сроку. Запомните: когда проблема окончательно решена, клиент, как правило, чувствует себя вашим должником. А это можно использовать для деловых контактов и роста бизнеса.
